Dans de nombreuses résidences de service, une pratique s’est progressivement installée : les copropriétaires confient à l’exploitant, en tant que preneur à bail, l’établissement des factures de loyers. Plutôt que de gérer eux-mêmes cette obligation, ils s’appuient sur l’outil de facturation de l’exploitant, qui se charge de créer et d’envoyer les documents aux locataires ou partenaires concernés.
Jusqu’à présent, cette organisation informelle, bien qu’en dehors d’un cadre strictement normé, ne soulevait pas de difficultés particulières. Elle offrait même une solution pratique pour des copropriétaires peu à l’aise avec les outils de gestion et les obligations administratives.
Une transformation majeure : la facturation électronique obligatoire dès 2026-2027
Cette situation est appelée à évoluer avec la généralisation de la facturation électronique entre entreprises (B2B) en France. Cette réforme fiscale impose aux entreprises assujetties à la TVA de :
- Recevoir des factures électroniques à partir du 1er septembre 2026.
-
Émettre des factures électroniques selon un calendrier progressif :
- à compter du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI,
- puis à partir du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises.
➡️ À terme, les factures devront être produites dans des formats électroniques structurés et transiter
par des plateformes agréées par l’administration fiscale, appelées Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Une réforme aux implications concrètes
La facturation électronique ne se limite pas à l’envoi d’un document PDF par e-mail. Elle repose sur :
- un format normalisé (comme Factur-X, UBL ou CII),
- une transmission sécurisée via une plateforme certifiée,
- Et la remontée automatique de données fiscales à l’administration (e-reporting).
L’objectif de cette réforme est multiple : fiabiliser les échanges, limiter les erreurs et la fraude, automatiser le contrôle de la TVA et améliorer le suivi de l’activité économique en temps réel.
Quelles conséquences pour les copropriétaires ?
Aujourd’hui, certains copropriétaires ne produisent pas directement leurs factures et délèguent entièrement cette tâche à l’exploitant. Or, dans le cadre de la facturation électronique généralisée, ce schéma devient délicat.
En effet :
- La réforme concerne tous les assujettis à la TVA, y compris ceux qui émettent peu de factures.
- L’obligation de recevoir des factures électroniques commence en septembre 2026 pour tous.
- L’obligation d’émettre des factures électroniques s’appliquera aux petites structures (dont de nombreux copropriétaires) à partir de septembre 2027.
Deux scénarios pour se mettre en conformité
1 - Une facturation électronique intégrée chez l’exploitant
L’exploitant peut faire évoluer son logiciel afin qu’il soit compatible avec les plateformes agréées et les formats réglementaires. Cette solution permettrait de continuer à gérer la facturation pour le compte des copropriétaires, à condition de garantir :
- La conformité technique du logiciel,
- La possibilité légale d’émettre des factures au nom d’un tiers assujetti à la TVA,
- La transmission et l’archivage corrects des données.
➡️ Cette option peut être complexe sur le plan technique, mais elle reste la plus confortable pour les copropriétaires.
2 - Une gestion individualisée par chaque copropriétaire
Autre possibilité : chaque copropriétaire s’équipe de sa propre solution de facturation électronique. Cela implique :
- De sélectionner un outil compatible avec la réforme,
- D’émettre soi-même les factures via une PDP,
- D’assurer la gestion, le suivi et l’archivage des données.
Comment réussir la transition à la
facturation électronique ?
Afin d’aborder cette transition dans de bonnes conditions, il est essentiel d’agir en amont. Cela passe notamment par :
- Une information claire des copropriétaires sur les nouvelles obligations,
- Une analyse des capacités des logiciels actuellement utilisés par les exploitants,
- Une anticipation des choix techniques à opérer,
- Si nécessaire, le recours à des experts (éditeurs de solutions, comptables, conseillers spécialisés).
En synthèse
- La généralisation de la facturation électronique marque une évolution majeure pour l’ensemble des acteurs assujettis à la TVA, y compris les copropriétaires en résidence de service.
- Les pratiques actuelles, fondées sur une délégation informelle à l’exploitant, devront impérativement être adaptées aux nouvelles exigences réglementaires.
- Le véritable enjeu dépasse la simple conformité fiscale : il s’agit aussi de préserver une gestion sereine et sécurisée.
- Une préparation dès maintenant permettra d’éviter les ruptures et les complications lors de l’entrée en vigueur de la réforme.
